عندما تفكر في مقدار التكنولوجيا المتوفرة هذه الأيام ، من إرسال الرسائل النصية إلى الرموز التعبيرية إلى Facetime ، فليس من المستغرب أن يكون فن كتابة الرسائل قد سار على طريق الحصان وعربات التي تجرها الدواب. ومع ذلك ، لا تزال الرسائل الرسمية ضرورية لبعض الدوائر والظروف المحددة. من التقدم للوظائف في الكليات إلى التواصل مع أولئك القلائل الذين ما زالوا يأخذون الإجراءات الشكلية على محمل الجد في هذا العالم الجديد الشجاع. فيما يلي بعض الإرشادات المفيدة حول ما هو مطلوب عند كتابة خطاب رسمي ، بحيث يمكن الحفاظ على كل من الرسمية والمهنية ، من اللحظة التي يستقبلها الشخص ويقرأها.
الورقة
أول شيء يجب مراعاته عند كتابة خطاب رسمي هو الورقة التي كُتبت عليها الرسالة نفسها. هذا هو ما يفصل في البداية بين الحرف الرسمي والحرف القياسي أكثر من أي شيء آخر: ملمس الورقة وسمكها. يمكن أن يكون ورق الكمبيوتر الأبيض العادي مقبولًا من الناحية النظرية ، ولكن يمكن نقل الإجراءات الشكلية والعناية الحقيقية باستخدام الورق الذي يتميز بمخزون أكثر سمكًا وله لون أبيض فريد ونمط دقيق. من المؤكد أن هذا سيكلف أكثر للشراء ، لكنه سيقطع شوطًا طويلاً عند ترك انطباع أول للقارئ عن الرسالة الرسمية نفسها.
ترويسة من نوع ما
لا يعطي لون ومخزون الورق نفسه انطباعًا أوليًا قويًا بحرف رسمي فحسب ، بل يؤدي أيضًا إلى استخدام الورق ذي الرأسية. تخلق الخطوط الملونة ، أو الرموز المصممة ، أو العلامة التجارية ، أو مجرد اسم مقدم بشكل جذاب في أعلى الصفحة ، أو على طول حدود الصفحة ، شعورًا فوريًا أو شكليًا للقارئ. ستكون هذه تكلفة إضافية أخرى ولكنها ستذهب إلى أبعد من ذلك في مجال الشكليات وستكون تستحق المصاريف ، إذا كان هذا شيئًا يهتم به قارئ الرسائل.
عناوين
لا تُقصد العناوين فقط للمغلفات عند كتابة الرسائل الرسمية - فهي أيضًا لأعلى الرسالة نفسها. يبدأ اسمك وعنوانك في الزاوية العلوية اليمنى أو اليسرى. يمكن أن يكون هذا أيضًا جزءًا من الورق ذي الرأسية أعلاه. يوجد أسفل عنوانك ، كيفما اخترت تقديمه ، اسم وعنوان الشخص الذي ترسل إليه الخطاب الرسمي. إذا لم يتم ذلك ، فلن يتم اعتباره على الفور خطابًا رسميًا ، على الرغم من أنه قد يبدو غير ضروري.
التاريخ
جزء صغير آخر مهم من الرسالة الرسمية هو إضافة التاريخ إليه ، بعد العناوين. يجب أن يكون هذا عادةً على الجانب الآخر من الصفحة التي تمت إضافة العناوين منها. يجب أن يكون التاريخ هو وقت كتابة الخطاب ويجب دائمًا كتابة الشهر ، بينما يجب تمثيل الأيام والسنة رقميًا.
تحية رسمية أو تحية
يجب أن تبدأ كل رسالة رسمية بتحية أو تحية رسمية. الآن هناك قواعد محددة لهذا أيضًا. بناءً على ما إذا كنت تعرف الشخص الذي تكتب الرسالة إليه شخصيًا أو باسمه. إذا كنت لا تعرف الشخص الذي تكتب الرسالة الرسمية إليه ، فستكون التحية الافتتاحية 'سيدي العزيز أو السيدة'. إذا كنت تعرف الشخص ، فأنت تكتب الرسالة إلى ؛ التحية الافتتاحية ستكون 'عزيزي السيد / السيدة / السيدة' واللقب الذي يطلقون عليه. بالطبع ، هذا يعني أنك بحاجة إلى معرفة ما إذا كانا متزوجين أم لا. لا تخطئ في الإجراءات الشكلية وابدأ بداية سيئة في رسالتك.
نص الرسالة
يمكن أن يكون نص الرسالة هو ما تريده عندما يتعلق الأمر بالموضوع. ومع ذلك ، يجب أن يكون مكتوبًا بأسلوب رسمي يمنعه من أن يكون مسيئًا أو مهينًا بشكل مباشر. إذا كان هناك أي احتمال أن يكون هذا هو الحال في الرسالة التي تكتبها. يجب أن تحتوي أيضًا على تهجئة وقواعد صحيحة طوال الوقت.
الكتابة مقابل الكتابة اليدوية
عادةً ما تكون الكتابة هي الطريقة المفضلة والأكثر شيوعًا لكتابة خطاب رسمي. ويرجع ذلك إلى السهولة ونقص مهارات الكتابة اليدوية الرائعة هذه الأيام. إذا كان لديك مهارات رائعة في الكتابة اليدوية والوقت والطاقة اللازمتين لكتابة رسالة ، فإن شكليتها ستكون على قدم وساق فوق أي خطابات رسمية أخرى يتلقاها معظم الناس. ما لم يكن لديهم بالطبع خط كبير.
اختر محرفًا رسميًا
إذا اخترت كتابة رسالتك الرسمية ، كما يفعل معظم الناس ، فتأكد من اختيار الخط المناسب. لا تختر شيئًا أخرق ، مثل القصص المصورة بلا أو أي شيء يبدو كرتوني. ستؤخذ أنت ورسالتك الرسمية على الفور بجدية أقل ، حتى لو كانت الكتابة رائعة وعميقة. إنها طريقة سهلة لتكوين انطباع أول سيء.
إنهاء الرسالة
عندما تنتهي من كتابة الخطاب ، يصبح نهايته أحد أهم الأجزاء. هناك بعض النهايات المختلفة التي يمكنك اختيارها ، بدءًا من التحية الأخيرة. إذا كنت لا تعرف اسم الشخص ، فستكفي الإجراءات الشكلية مثل Yours Faithfully أو Best أو Your Your Account. إذا كنت تعرف اسم الشخص ، فإن الإجراءات الشكلية مثل مخلصك أو صديقك ستعمل بشكل جيد. ثم يجب عليك توقيع اسمك بالحبر إذا كنت تكتب الحرف وأسفل التوقيع ضع اسمك المكتوب. إذا كنت تكتب الخطاب بخط اليد ، فقم بطباعة اسمك أسفل التوقيع ، بحيث يكون من الواضح من هو الحرف.
المغلف والعنوان والطابع
من الناحية الفنية ، يمثل المغلف والعنوان والختم الانطباع الأول الذي سيترك على أي شخص يتلقى الخطاب الرسمي. على الرغم من أنه لا علاقة له بكتابة رسالة رسمية بحد ذاتها. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في الحصول على أفضل انطباع ممكن للرسالة ، فيجب الحصول على مظروف جيد وطابع بريدي جميل وفريد من نوعه وخط رسمي ممتاز أو محرف على العنوان. سيضمن ذلك حصول كل من يتلقى الخطاب على تجربة رسمية من لحظة استلامه الرسالة.